"Le prix du succès, c'est le travail acharné, le dévouement au travail et la détermination que, gagnants ou perdants, nous avons donné le meilleur de nous-mêmes à la tâche à accomplir"  Vince Lombardi

LES DÉFIS

Le monde des affaires est rempli de défis et aucune entreprise ne peut se prétendre immunisée.  Ceux-ci doivent être conquis si vous comptez réussir dans l’arène compétitive du monde des affaires d’aujourd’hui.  Ces défis ne sont pas toujours apparents, mais il ne faut pas sous-estimer le dommage qu’ils peuvent causer à votre organisation.  Une faille peut causer l’effondrement du plus grand barrage.  Certains défis posent un danger à l’ensemble de l’organisation; d’autres concentrent leurs attaques sur un procédé ou un département particulier.  Nous allons vous présenter quelques scénarios tirés de la réalité afin d’illustrer ce dont plusieurs entreprises font face, peut-être vous reconnaîtrez-vous parmi eux.  Soyez prévenus que ces exemples couvrent seulement quelques-uns des adversaires et plusieurs autres se cachent dans l’ombre.  Examinons les symptômes typiques:

Symptômes typiques :

  • Le même travail est refait à plusieurs reprises
  • Les erreurs sont nombreuses
  • Vous ne réussissez pas à remplir vos promesses à temps
  • Votre information est perdue régulièrement
  • Les coûts et les frais généraux montent en flèche
  • Les délais et les retards sont fréquents
  • Les malentendus abondent
  • Le contrôle semble inaccessible
  • Et le pire, vos clients perdent éventuellement confiance dans votre entreprise et vont ailleurs

SCÉNARIOS TYPIQUES :

Surcharge d’informations

Directeur : « Nous accumulons tellement d’informations que nous ne savons plus quoi en faire ! »

Nous faisons constamment la promotion de l’importance de l’information dans le succès d’une entreprise.  Par contre, il faut tenir compte que la valeur que vous retirez de vos informations sera largement déterminée par :

  1. Des choix judicieux : quelle information poursuivre, quelle information conserver, et quelle information rejeter.
  2. La qualité des systèmes qui géreront cette information et vous permettront de la retrouver, de l’organiser et de l’analyser.

Ignorance et résistance au changement

Directeur : « Nous avons investi une petite fortune dans ce nouveau système d’ordinateurs !  Pourquoi ne semble-t-il pas fonctionner correctement et pourquoi les gens se plaignent-ils ? »

L’ordinateur est devenu l’outil de travail privilégié pour plusieurs d’entre nous.  Malgré le fait que des entreprises dépensent actuellement d’énormes sommes pour s’équiper en ordinateurs et en logiciels les plus récents, ils dépensent comparativement très peu pour l’entraînement de leur personnel.  L’ironie est que si des personnes ne savent pas comment faire quelque chose, les choses ont tendance à tourner au pire (ce qui expliquerait pourquoi le nouveau système ne semble pas fonctionner correctement).  De plus, on tend à être intimidé par des choses qu’on ne comprend pas (ce qui pourrait expliquer le manque d’intérêt et les plaintes qui entourent le nouveau système).   La morale de l’histoire : divisez votre budget d’informatique équitablement entre les équipements, le support, l’organisation des systèmes et l’entraînement.

Manque d’intégration

Directeur : « J’ai souvent l’impression que nous opérons une entreprise dans laquelle chaque département et chaque individu possède sa propre façon de faire les choses.  Tout le monde utilise une solution ou un système différent malgré le fait que plusieurs de leurs défis sont similaires !  Pourquoi ce manque total d’intégration n’est-il  pas abordé ?  C’est comme le vieux dicton : La main droite ne sait pas ce que fait la main gauche. »

Ce manque de coordination et de collaboration sont parfois symptômes d’une absence de normes dans les systèmes de gestion de l’entreprise.  Le déploiement de solutions universelles et une standardisation des outils informatiques peuvent jouer un rôle important vers une entreprise bien intégrée.

L’informatique comme jouet

Directeur : « Depuis avoir investi dans tous ces ordinateurs, la productivité ne semble pas s’être améliorée.  Nous en faisions autant, si pas plus, sans eux !  Que se passe-t-il ? »

Très souvent ceci est le symptôme d’un personnel qui en fait trop, parce que c’est tellement facile ou plaisant de le faire avec l’ordinateur.  Par exemple, nous sommes continuellement étonnés de voir les gens perdre d’énormes montants de temps afin de rendre des documents internes plus beaux que nécessaire.  Le même malaise afflige certains décideurs qui choisissent de produire une foule d’analyses statistiques complexes quand quelques analyses de base leur aurait donné 90% de l’information dans 10% du temps.  Il faut l’accepter : le monde est séduit par la puissance de l’ordinateur et c’est facile d’aller par-dessus bord (surtout pour les perfectionnistes parmi nous).  La morale de cette histoire : Il ne faut pas choisir de faire quelque chose simplement parce que nous avons les outils pour le faire.

Quand la sécurité est une illusion

Directeur : « Je pensais que notre information était bien protégée, mais je m’étais trompé.  Je viens d’apprendre que le feu que nous avons subi la semaine passée a détruit toutes nos données sur ordinateur!  Comment est-ce possible ? »

C’est effrayant de voir l’absence de systèmes de protection adéquats dans la plupart des entreprises en ce qui concerne l’informatique.  C’est encore plus effrayant de remarquer comment les dirigeants de ces entreprises se sont endormis dans une fausse sécurité.  Plusieurs pensent que leur information et leurs systèmes sont protégés quand en réalité ils ne sont protégés que contre quelques-uns des risques potentiels.  Le danger peut prendre plusieurs formes : désastres environnementaux tels qu’un feu, activités malicieuses, erreurs de l’usager, corruption du système, etc.  La plupart de ces risques peuvent être évités ou du moins réduits.  La première étape est de développer une bonne compréhension de vos risques majeurs et de votre niveau réel de protection.  Cette étude vous désillusionnera rapidement et vous permettra de prendre de sages décisions afin de sauvegarder les informations de votre entreprise.

Erreurs d’entrée

Directeur : « Pourquoi mes rapports de ventes contiennent-ils souvent des chiffres que je sais erronés ?  Je pensais que les ordinateurs ne faisaient jamais d’erreurs ! »

C’est vrai, les ordinateurs font rarement des erreurs de calculs ; la vraie source du problème est souvent la personne qui fait l’entrée des informations dans le système en premier lieu.  Certaines erreurs sont de simples erreurs de frappe, par contre, d’autres erreurs ont des origines beaucoup plus mystérieuses.  Par exemple, le commis qui décide de créer une nouvelle fiche d’inventaire chaque fois qu’il ne réussit pas à retrouver celle qu’il recherche.  À première vue, cela semble être une solution créative par une personne débrouillarde, mais ce ne l’est pas.  Au moment où une commande est placée contre ce nouvel item il devient habituellement très difficile ou coûteux de le retirer du système.  Les conséquences sont sérieuses : dédoublement des enregistrements, statistiques de ventes gravement erronées, prévisions des achats inutilisables, inventaire incontrôlable, etc.  De plus, cela devient un cercle vicieux : au fur et à mesure que des informations fictives sont créées pour résoudre des situations de crise cela devient de plus en plus difficile à retrouver ce que l’on recherche.  Ceci à pour effet d’augmenter encore plus le nombre de situations de crise, ce qui force le commis à créer encore plus d’enregistrements fictifs, … et le cycle se perpétue jusqu’au moment où la situation devient intenable

Mauvais procédé

Directeur : « Pourquoi cela prend-il une éternité à remplir une commande dans cette entreprise ?  Les commandes semblent passer la majorité de leur temps à attendre leur traitement ! »

Ceci est souvent le symptôme d’un procédé inefficace.  Au moment où une entreprise est encore petite, des gens créatifs peuvent habituellement compenser pour des problèmes avec le procédé.   Toutefois, au fur et à mesure que l’entreprise grandit, ces corrections deviennent de plus en plus difficile jusqu’au moment où tout fige sur place.

 

et la liste se poursuit…

"Acceptez les défis afin que vous puissiez ressentir l'exaltation de la victoire" Général Patton